Solusi Dokumen Digital untuk KUA

Dokumen merupakan elemen penting dalam Kantor Urusan Agama (KUA) , namun keberadaannya kadang kala menimbulkan problem tersendiri, antara lain seperti:

  • Hilangnya / rusaknya dokumen
  • Terbuangnya waktu untuk menemukan suatu dokumen
  • Ketergantungan pada karyawan yang bertugas mengurus dokumen
  • Terbatasnya ruangan arsip
  • Borosnya kertas karena proses penggandaan untuk tujuan back-up

Namun demikian seiring dengan perkembangan teknologi, maka saat ini telah tersedia solusi untuk mengatasi permasalahan di atas, yaitu dengan memanfaatkan teknologi Document Imaging guna mendukung terciptanya sistem Kantor Tanpa Kertas (Paperless Office), atau yang dikenal juga dengan istilah Digital Office, Pengarsipan Elektronis (Electronic Filing System), ataupun Document Management System.

Untuk KUA yang merupakan bagian dari instansi pemerintah dibawah kementerian agama, tidak bisa mengimplementasikan system Kantor Tanpa Kertas dengan seutuhnya, karena belum ada aturan yang mengaturnya. Tetapi kita bisa melakukannya dengan semi manual, dimana proses pencatatan dokumen sudah dilakukan dengan menggunakan SIMKAH (Sistem Informasi Manajemen Nikah), tetapi tanda tangan calon pengantin pria, wanita, saksi dan kepala KUA /Penghulu dilakukan secara manual dan digital.

Sasaran dari digitalisasi dokumen di KUA adalah dokumen akta nikah/register, dimana dokumen inilah sebagai tanda pernikahan seorang pria dan wanita di akui oleh Negara dan agama. Karena pentingnya dokumen ini maka cara penyimpanannya selain secara manula juga secara digital. Sehingga petugas di KUA akan mendapatkan banyak kemudahan dalam pengolahan dokumen, terutama proses pencarian dokumen akta nikah bisa dengan cepat di akses baik oleh petugas maupun masyarakat.

Cara dokumentasi digital Akta Nikah, cukup mudah bisa dilakukan melalui SIMKAH, untuk mendukung digitalisasi Akta nikah dibutuhkan alat yang bernama digital signature (tanda tangan digital)/ scanner. Yang berfungsi memindah tanda tangan manual ke digital. Diharapkan Dokumen digital yang dihasilkan seperti majalah digital Penghulu, dimana dokumen digital ini bisa diakses dengan mudah, baik dalam hal pencarian dan kemudahan membaca dokumen tersebut.

Berikut adalah point-point utama dari benefit yang bisa didapatkan dari implementasi Dokumen Digital :

  • Penghematan ruang penyimpanan dokumen
  • Dapat berfungsi sebagai cadangan / backup
  • Mengurangi resiko kehilangan dan kerusakan dokumen
  • E-doc bisa langsung didistribusikan via email
  • Mengurangi biaya-biaya seperti misalnya : penggunaan kertas, foto copy, pembelian File Kabinet, dan lain sebagainya.
  • Mempercepat waktu pencarian dokumen.